クラウド会計とは？メリット・デメリットと導入の進め方をわかりやすく解説

「クラウド会計に切り替えると経理がラクになると聞くけれど、従来のソフトと何が違うのだろう」「自分の事業に本当に必要なのか」。そう迷う方は少なくありません。個人事業主やこれから法人化する一人社長、紙やExcelでの記帳に限界を感じている方まで、悩む場面はよく似ています。この記事では、クラウド会計とは何かを従来型ソフトとの違いから整理し、メリット・デメリット、導入の進め方、向いている事業者、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応、税理士との連携の考え方までまとめました。導入前に確認したいポイントもあわせて取り上げるので、自社にとっての損得を見極めたうえで判断できるはずです。

クラウド会計とは「ネット経由で使う会計ソフト」のこと

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クラウド会計とは、インターネット経由でブラウザなどからアクセスして使う会計ソフトのことです。 ソフト本体やデータがサービス提供事業者側のサーバー（クラウド上）に置かれているため、ネット環境さえあれば場所や端末を選ばず利用できます。これが最大の特徴と言えます。

従来のソフトや手作業との違いは、次のように整理できます。

• クラウド会計はネット経由で使い、ソフトとデータはサーバー側にある
• 従来のインストール型は、特定の端末にソフトを入れてその端末上で使う
• 手書き・Excelでの記帳とも、自動化やデータ共有のしやすさが大きく違う

従来型（インストール型）は、パソコンにソフトをインストールし、その端末上で動かすしくみです。データもその端末に保存されるのが基本でしょう。一方のクラウド会計は、ブラウザからログインして使い、データはネット上に保管されます。この「どこに置かれているか」の違いが、メリットとデメリットのほとんどを生み出しているのです。

クラウド型・インストール型・手書き/Excelを並べると、違いは次のように見えてきます。

手作業中心の記帳と比べると、クラウド会計は「自動化」と「共有のしやすさ」で手間を減らせるのが本質的な違いです。 どの方式が合うかは事業規模や取引量で変わるので、まずは自社の記帳の現状と照らして考えてみましょう。

なお、freee・マネーフォワード・弥生といった主なクラウド会計ソフトの具体的な料金や機能は変わりやすいため、本記事では断定しません。最新は各社公式でご確認ください。

クラウド会計のメリットは「記帳の自動化」と「リアルタイム共有」

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クラウド会計の最大のメリットは、銀行口座やクレジットカードとの連携で記帳が自動化され、経理にかける時間を大きく減らせることです。 あわせて、データをネット上で扱うため、どこからでも使えて、税理士ともリアルタイムに共有できます。

主なメリットは、次の3点に集約できます。

• 銀行/カード連携による自動取込・自動仕訳で記帳の手間が減る
• どこでも・複数人で同時に使え、税理士とデータを共有しやすい
• 自動アップデートで、インボイス制度や電子帳簿保存法などの法改正に対応しやすい

一般的に挙げられるメリットを整理すると、次のようになります。

特に効果が大きいのは、自動仕訳とリアルタイム共有でしょう。 明細の自動取込で日々の入力が軽くなり、税理士が同じ画面を見られることで、決算前にまとめて慌てる事態を避けやすくなります。所在地が離れていてもオンラインで完結できるので、税理士選びの選択肢が広がるのも利点です。

ただし、自動仕訳の精度や連携できる金融機関の範囲は、ソフトや契約プランで異なります。自社の取引銀行・カード・使っている請求ツールと連携できるかどうか、最新の対応状況を各社公式で確認しておくと確実です。

クラウド会計のデメリットは「ランニングコスト」と「慣れまでの手間」

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クラウド会計には、月額や年額の利用料が継続してかかること、ネット環境に依存すること、操作に慣れるまで手間がかかることといった注意点があります。 メリットだけでなく、これらの弱点も理解したうえで導入を判断したいところです。

注意したい点は、おもに次の3つです。

• 利用料が継続して発生し、ネット環境がないと使えない
• 利用環境によっては入力操作のレスポンスが気になる場合がある
• セキュリティへの不安や、慣れるまでの学習コストがある

主なデメリットと、その向き合い方を整理すると次のとおりです。

買い切りのインストール型と違い、クラウド会計は使い続ける限り費用が発生します。 ただし、その費用には自動アップデートやサポートが含まれることが多く、法改正のたびに自分で対応する手間が省ける面もあります。コストは「安いか高いか」だけで見るのではなく、減らせる作業時間と合わせて見ると判断しやすくなるでしょう。

セキュリティについては、不安を感じる方も少なくありません。クラウド会計では、提供事業者側でデータの暗号化やバックアップなどの対策が取られているのが一般的です。とはいえ、自社側でもパスワード管理や利用者ごとの権限設定を適切に行うことが欠かせません。具体的な対策内容はソフトごとに異なるため、最新は各社公式でご確認ください。

クラウド会計の導入は「課題整理→選定→設定→連携→移行→運用」で進める

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クラウド会計の導入は、いきなりソフトを契約するのではなく、自社の課題整理から運用まで段階を踏むと失敗しにくくなります。 順番を飛ばすと、設定が雑になったりデータ移行でつまずいたりして、せっかくの自動化が活きません。

進め方のポイントは、次のとおりです。

• まず経理の課題と必要な機能を洗い出してから、ソフトを比較・選定する
• 勘定科目などの初期設定と、銀行/カード等の連携を丁寧に行う
• 既存データの移行と権限設定を済ませてから、本格運用に移る

一般的な導入の流れは、次のステップで進めます。

導入で失敗しやすいのは、自動仕訳の中身を確認しないまま使い続けるケースと、初期設定やデータ移行を雑に済ませるケースです。 自動仕訳はあくまで提案にすぎず、内容が自社に合っているかの確認は人が行う必要があります。最初に科目設定と連携を丁寧に整え、移行後の数字が旧データと一致するかを照らし合わせておけば、後の運用が安定します。

導入の時期としては、決算が終わった直後や新年度の前が区切りとして始めやすい、とされています。期の途中で切り替えると、期首からの数字をそろえ直す手間がかかるからです。規模や移行データの量によっては、準備から定着まで数か月かかることもあるので、余裕をもって計画しましょう。

クラウド会計が向いているのは「自動化と共有のメリットが大きい事業者」

クラウド会計は、銀行やカードでの取引が多く、税理士やスタッフとデータを共有したい事業者ほど向いています。 反対に、取引がごく少なく、自分一人で完結している場合は、メリットを実感しにくいこともあるでしょう。

向き不向きを分ける観点は、次のとおりです。

• 取引量が多く記帳の自動化メリットが大きい事業者に向く
• 税理士・複数人とデータ共有したい場合に効果が出やすい
• 取引が極端に少ない場合は、必要度を見極めてから判断する

事業フェーズごとの必要度の目安は、次のとおりです。

売上や取引が伸びて記帳の手間が増えるほど、クラウド会計で自動化する効果は大きくなります。 特に法人化の前後は、消費税やインボイスへの対応もからむため、早めにクラウド会計と税理士の体制を整えておくと、手続きが複雑になっても落ち着いて対応できるでしょう。

逆に、取引がごくわずかで、確定申告も自分で問題なくこなせている段階なら、急いで導入する必要はありません。必要かどうか迷うときは、いまの記帳にかかっている時間と、ソフト料金や税理士費用を並べて比べてみてください。判断材料が見えてきます。

クラウド会計はインボイス制度・電子帳簿保存法への対応で実務が楽になる

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クラウド会計を使うと、インボイス制度や電子帳簿保存法といった制度対応の実務負担を軽くしやすくなります。これが読者にとっての大きな損得ポイントです。 制度そのものは複雑ですが、対応した会計ソフトを使うことで、適格請求書の発行・保存や電子取引データの保存がしやすくなるからです。

おさえておきたいポイントは、次のとおりです。

• インボイス制度では、適格請求書の発行・保存や消費税区分の管理が必要
• 電子帳簿保存法では、電子取引データを要件に従って電子のまま保存する
• 対応したクラウド会計を使うと、これらの実務をまとめて扱いやすい

インボイス制度（適格請求書等保存方式）は、令和5年10月1日から始まりました。適格請求書は、売手が買手に正確な適用税率や消費税額などを伝える手段で、税務署長の登録を受けた「適格請求書発行事業者」でなければ交付できません。インボイス制度の下では、一定の事項を記載した帳簿および適格請求書等の保存が、仕入税額控除の要件となります。免税事業者からの仕入れについては、経過措置として一定割合の控除が認められています。令和8年度税制改正で割合と期間が見直され、令和5年10月1日から令和8年9月30日までは80％、令和8年10月1日から令和10年9月30日までは70％、令和10年10月1日から令和12年9月30日までは50％、令和12年10月1日から令和13年9月30日までは30％の控除が認められ、令和13年10月1日に経過措置は終了します。経過措置の割合や期間は時点によって変わるため、最新の要件は国税庁の情報でご確認ください。

電子帳簿保存法に基づく電子帳簿等保存制度は、税法上保存が必要な「帳簿」や「領収書・請求書・決算書などの国税関係書類」を電子データで保存することに関する制度で、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つに区分されます。このうち電子取引（メールやWebなどで授受した請求書・領収書等のデータ）は、令和6年1月から、保存要件に従って電子データのまま保存する必要があります。保存にあたっては【可視性の確保】（ディスプレイやプリンタ等の備付け、日付・金額・取引先での検索など）と【真実性の確保】（改ざん防止の措置など）が求められます。なお、2課税年度前の売上高が5,000万円以下の場合など、一定の要件を満たすときは、検索要件等の一部が不要となる猶予措置もあります。

クラウド会計を制度対応の観点で見ると、次のような実務メリットが期待できます。

制度は年度や改正で変わるので、ソフトの機能が最新の要件を満たしているかは、自動アップデートの有無とあわせて確認しておきましょう。 自社が適格請求書発行事業者かどうかや、猶予措置に該当するかといった個別の判断は、税理士に相談すると確実です。

参考：国税庁「No.6498 適格請求書等保存方式（インボイス制度）」

参考：国税庁「電子帳簿保存法関係」

参考：国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」

クラウド会計は「税理士とどう分担するか」で活かし方が変わる

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クラウド会計の効果は、すべて自社で完結させるか、クラウド対応の税理士と分担するかで大きく変わります。 記帳をどこまで自分でやり、どこから税理士に任せるかを決めておくと、コストと手間のバランスを取りやすくなるでしょう。

分担を考えるうえでのポイントは、次のとおりです。

• 自計化（自社で記帳）と丸投げの境目を決めると分担が整理できる
• 初期設定やデータ移行を一緒にやってくれる税理士だと定着しやすい
• クラウド対応の税理士を選ぶと、リアルタイム共有のメリットが活きる

自社完結とクラウド対応税理士との連携を比べると、次のように整理できます。

クラウド会計を入れても、自動仕訳の確認や制度判断のように、専門知識が要る場面は残ります。 ここを税理士と分担すれば、自動化のメリットを活かしつつ、誤りや見落としを防げます。特に初期設定とデータ移行は最初につまずきやすい工程なので、慣れた税理士に一緒に進めてもらうと定着がスムーズでしょう。

税理士を選ぶ際は、自社が使いたいソフト（freee・マネーフォワード・弥生など）に対応しているか、オンラインでのやり取りに慣れているか、レスポンスが速いかを確認してください。問い合わせのときに「使いたいソフトに対応していますか」「初期設定や移行も手伝ってもらえますか」「記帳はどこまで任せられますか」と聞いておくと、分担のイメージがはっきりします。

なお、税務代理・税務書類の作成・税務相談は、税理士の独占業務です。クラウド会計はこうした業務を効率化する道具であって、それ自体が税務判断を代わりに行うものではありません。この点は押さえておきましょう。

クラウド会計の導入や運用を相談できる税理士は「クラウド税理士ナビ」で

クラウド会計を入れても、初期設定や制度判断には専門知識が要る場面が残ります。そこで頼りになるのが、クラウド会計の操作とオンライン対応に慣れた税理士です。

「クラウド税理士ナビ」は、freee・マネーフォワード・弥生に対応した、デジタルに強い税理士を厳選して比較・紹介するメディアです。掲載しているのは、クラウド会計での記帳・申告に対応し、オンラインでのやり取りやレスポンスの速さを大切にする税理士に限られます。無料で相談いただくと、ご希望の地域・業種・使いたい会計ソフト・依頼したい業務をうかがったうえで、条件に合うクラウド対応の税理士を紹介します。紹介された税理士は、料金・対応範囲・相性を確かめてから選べるので、会計ソフトに不慣れな税理士に当たって後悔する失敗を避けつつ、自分で一から探す手間もかけずに依頼先を決められます。

クラウド会計の導入や運用を相談できる税理士をお探しの方は、まずお気軽にお問い合わせください。

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まとめ

クラウド会計とは、ネット経由で使い、データをサービス提供事業者側のサーバー（クラウド上）に保存する会計ソフトのことです。銀行・カード連携による記帳の自動化、どこでも使える利便性、税理士とのリアルタイム共有、法改正への自動対応など、メリットは数多くあります。一方で、ランニングコストやネット環境への依存、慣れまでの手間といった注意点も忘れてはなりません。導入は課題整理から運用まで段階を踏み、自動仕訳の確認や初期設定・データ移行を丁寧に進めることが、失敗を避ける近道です。インボイス制度や電子帳簿保存法への対応で実務が楽になる点も、読者にとっての大きな損得ポイントと言えるでしょう。自社で完結させるか、クラウド対応の税理士と分担するかを決めたうえで、損得を見極めて判断してください。

「クラウド税理士ナビ」では、freee・マネーフォワード・弥生に強い、デジタルに対応した税理士を無料で比較・紹介しています。クラウド会計の導入や運用を相談したい方は、お気軽にご利用ください。

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