個人事業主が経費にできるもの一覧｜判断基準と家事按分の考え方を解説

「これは経費にしていいのか、よく分からない」。個人事業主やフリーランスとして仕事を続けていると、自宅の家賃やスマホ代、カフェでの作業代など、判断に迷う支出が次々と出てきます。ネットには「経費にできるもの一覧」があふれていますが、一覧を眺めるだけでは、自分のこの支出が当てはまるのかまでは分かりません。

この記事では、個人事業主が経費にできるものを勘定科目別の一覧で整理しつつ、その手前にある「事業に必要かどうか」という判断基準を先にお伝えします。あわせて、家事按分の決め方と根拠の残し方、経費にできないもの、10万・20万・40万円の金額の壁、領収書や帳簿の保存期間まで、自分で判定できる形でまとめました。グレーゾーンに迷ったときの線引きと、経費を入れすぎたときのリスクも分かる内容です。なお制度は2026年6月時点の内容で、金額の基準や期限は改正で変わることがあります。

経費の判断軸は「事業に必要か」と「私的支出との線引き」

経費にできるかどうかを決める基準は、一覧表のどこにあるかではなく、その支出が事業のために必要だったかどうかです。 同じ「飲食代」でも、取引先との打ち合わせなら経費になりますが、家族との外食は経費になりません。決め手は費目の名前ではなく、何のための支出かという中身のほうにあります。

国税庁は、必要経費に算入できる金額を次の2つと定めています。判断に迷ったら、まずこの定義に立ち返ってみましょう。線引きがはっきりしてきます。

この定義から、経費かどうかを自分で判定するときの3つの問いが導けます。「事業との関連性があるか」「事業の遂行に必要か」「記録で説明できるか」の3つを満たせば、経費として扱える可能性が高くなります。 逆に、どれか1つでも欠けてしまうと、税務上は認められにくくなるのです。

もう一つ押さえておきたいのが、「いつの経費か」を決める債務確定主義です。 必要経費はその年に債務が確定した金額で計上します。国税庁は債務確定の要件を3つ挙げており、年末の前払い・未払いの扱いで迷ったときの判断材料になります。

たとえば年末に来年分の家賃を前払いしても、その年の経費にはなりません。逆に、年内にサービスを受けて請求が翌年になる費用なら、金額が確定していればその年の未払経費にできます。年をまたぐ支出を正しく扱うコツは、経費を「払ったタイミング」ではなく「義務が確定したタイミング」でとらえることだと言えます。

参考：国税庁「No.2210 必要経費の知識」

経費にできるもの一覧｜勘定科目別に整理する

経費にできる支出は、確定申告では勘定科目という分類に振り分けて記録します。どの科目に入れるかで税額が変わるわけではありませんが、事業との関連が説明しやすい科目を選んでおくと、後から見返したときも税務調査のときも筋が通ります。 代表的な科目とその例を、一覧で確認してみましょう。

科目の名前にとらわれすぎる必要はありません。 大事なのは、その支出が事業に関連しているかどうか、そして毎年同じ支出は同じ科目で継続して処理することの2点です。会計ソフトを使えば、過去の仕訳を参考に科目を提案してくれるので、迷いはぐっと減るでしょう。それでも判断に困る科目があるなら、独占業務である税務相談に対応できる税理士に確認すると確実です。

参考：国税庁「No.2210 必要経費の知識」

経費にできない・注意が必要なものは「税金本体」と「私的費用」

一覧に載っている科目でも、中身によっては経費にできません。経費にできないものの代表は、事業主自身に関わる支出と、税金のうち所得に対してかかるものです。 ここを間違えると、後から否認されて追加の税負担が生じてしまいます。

迷いやすいのが、国民健康保険料や国民年金、生命保険料あたりでしょう。これらは経費にはなりませんが、確定申告で所得控除として差し引けるため、申告すれば税負担を下げる効果はあります。 「経費にならない＝申告しなくてよい」と早合点しないよう注意してください。

もう一つの注意点が、事業と私生活の両方にまたがる「家事関連費」です。 自宅兼事務所の家賃や、仕事にも私用にも使うスマホ代などがこれにあたります。国税庁は、家事関連費のうち必要経費にできるのは「業務遂行上直接必要であったことが明らかに区分できる場合の、その区分できる金額」に限ると定めています。では、どうやって区分するのか。その方法が家事按分です。

参考：国税庁「No.2210 必要経費の知識」

家事按分は「合理的な基準」と「根拠の記録」で決める

家事按分とは、事業と私生活の両方で使う支出を、事業で使った割合だけ経費にする考え方です。 自宅で仕事をする個人事業主にとって、家賃・水道光熱費・通信費・車関連費を正しく按分できるかどうかは、経費額に直結します。按分比率は自分で決められるものの、根拠なく決めた数字は認められにくいため、費目ごとに合理的な基準を選びましょう。

按分比率は「なぜその割合なのか」を説明できることが何より重要です。 たとえば3部屋のうち1部屋を専用の仕事場にしているなら、その部屋の面積割合で家賃を按分します。電気代なら、平日の日中に在宅で作業しているケースで業務時間の割合をもとに見積もる、といった具合です。割合に唯一の正解があるわけではなく、自分の働き方に合った根拠を持てるかどうかが分かれ目になります。

良い例は、間取り図に仕事部屋を書き込み、稼働時間や走行距離を記録に残しておく進め方でしょう。逆に注意したいのは、根拠の記録がないまま「だいたい半分」と決めてしまうやり方や、生活の比重が大きいのに高い割合を計上するやり方です。家事按分は、比率を決めることよりも、その比率を裏づける記録を残すことのほうが大切だと考えてください。

参考：国税庁「No.2210 必要経費の知識」

金額の壁は「10万・20万・40万円」で経費の入れ方が変わる

10万円以上のものを買ったとき、買った年に全額を経費にできるとは限りません。 一定額以上の物品は固定資産として扱われ、耐用年数にわたって少しずつ経費にする減価償却の対象になるからです。ただし金額帯ごとに特例があり、選び方しだいで経費にできるスピードが変わります。2026年6月時点の主な基準を整理しましょう。

ここで注目したいのが、青色申告者だけが使える「少額減価償却資産の特例」です。 取得価額40万円未満の資産を、買った年に全額経費にできる制度になります。令和8年度の税制改正で、対象が従来の30万円未満から40万円未満へ引き上げられ、適用期限も延長されました。年間の取得価額の合計300万円が上限で、適用期限は令和11年（2029年）3月31日まで。期限や金額は延長・改正されることがあるので、利用前に国税庁の最新情報を確認してください。

「どれを選ぶと得か」は、その年の利益の状況によって変わります。利益が出ている年は、特例で早めに経費化して税負担を平準化する選び方が向くでしょう。 一方、まだ利益が小さい年に大きく経費を前倒しすると、青色申告特別控除を使いきれないこともあります。判断に迷う金額帯の買い物は、購入前に税理士へ相談すれば、その年の状況に合った選択ができます。

参考：国税庁「No.2100 減価償却のあらまし」／中小企業庁「少額減価償却資産の特例」

青色申告は経費に加えて「特別控除」で手取りを増やせる

経費をきちんと計上することと並んで、手取りを左右するのが申告の方法です。青色申告を選ぶと、経費とは別に所得から差し引ける特別控除が使えるため、同じ利益でも納税額を抑えられます。 経費の話とセットで押さえておきたい制度と言えます。

65万円控除を受けるには、複式簿記での記帳に加えて、電子帳簿保存またはe-Taxでの申告が条件になります。 クラウド会計ソフトを使えば複式簿記の記帳とe-Tax申告がまとめて進むので、要件を満たしやすくなるでしょう。家族に給与を払って経費にする青色事業専従者給与は、事前の届け出が必要で、金額も労働の対価として妥当な範囲に限られます。こうした制度を自分の状況にどう当てはめるかは、税理士に相談すると無駄なく使えます。

参考：国税庁「No.2070 青色申告制度」

レシート・帳簿の保存は「青色7年・白色5年」が基本

経費を計上したら、その裏づけとなる書類を一定期間保存する義務があります。領収書やレシート、帳簿は捨てずに残し、税務調査などで求められたら提示できる状態にしておきましょう。 保存期間は申告の区分によって異なります。

近年は、メールやWebで受け取った請求書・領収書など、電子取引のデータは電子のまま保存することが求められています。 紙に印刷して保存するだけでは要件を満たさない場合があるため、データで受け取ったものはデータで保管するのが基本だと考えてください。良い例は、紙のレシートを月ごとにまとめ、電子の領収書はフォルダやクラウド会計に整理して残す進め方でしょう。注意したいのは、レシートを財布に入れたまま失くしたり、データを削除してしまったりといった管理です。証憑がなければ、せっかくの経費も説明できなくなってしまいます。

参考：国税庁「個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について」

経費でよくある失敗と、その防ぎ方

経費の失敗は、特別なミスではなく日々の処理のちょっとした油断から起こります。多くは、按分の根拠を残していない、私的な支出が混ざっている、経費を増やせば得だと誤解している、のいずれかに当てはまります。 よくある失敗と防ぎ方を整理しておきましょう。

とくに見落としやすいのが、「経費を増やせば節税になる」という誤解です。 たしかに経費を1万円増やせば税金は減ります。しかし、その1万円を実際に支払っている以上、手元に残るお金はむしろ減るのです。節税のために不要な買い物をするのは本末転倒でしょう。さらに、使途のはっきりしない支出や、明らかに過大な計上は、税務調査で問題になりやすく、過少申告加算税や、悪質と判断されれば重加算税といった重いペナルティにつながります。経費は「事業に本当に必要だったものを、正しく漏れなく計上する」のが正解で、無理に膨らませるものではありません。 グレーゾーンを自己判断で押し通さず、判断に迷う支出は税理士に確認するのが、結果的にもっとも安全な進め方です。

参考：国税庁「No.2210 必要経費の知識」

【チェックリスト】経費の計上で確認したいこと

ここまでの内容は、日々の経費処理と確定申告前の点検にそのまま使えます。領域ごとに、自分の経費の付け方が筋の通ったものになっているかを確かめてみてください。

まずは領域ごとの見るポイントを整理します。

次の項目を、自分の状況に当てはめて点検してください。

チェックの内容は、判断に迷う項目があれば税理士に確認すると、より確実です。 自己流の処理がそのまま通っているつもりでも、按分や金額の壁の扱いを誤っていることは少なくありません。

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まとめ

個人事業主が経費にできるかどうかは、一覧のどこにあるかではなく、事業との関連性・必要性・記録で説明できるかという3つの問いで決まります。家賃や通信費など私生活と兼ねる支出は、合理的な基準で家事按分し、その根拠を記録に残すことが欠かせません。10万・20万・40万円の金額の壁では処理方法が変わり、青色申告なら40万円未満を全額経費にできる特例も使えます。領収書や帳簿は青色7年・白色5年を基本に保存し、電子取引はデータで残しましょう。経費を無理に増やしても手取りは減るため、必要なものを正しく漏れなく計上するのが正解です。判断に迷うグレーゾーンは、自己流で押し通さず税理士に確認すると安心できます。

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